Descrizione

Il servizio del protocollo generale della corrispondenza dell’Ente e la gestione degli archivi.

Caratteristiche generali

• Protocollo Generale
  • gestione dei flussi documentali in ingresso, mediante la ricezione della corrispondenza ricevuta dall’Ente (pervenuta tramite PEC, e-mail, servizio postale, consegna a mano), provvedendo alla registrazione di protocollo, assegnazione/smistamento agli uffici/responsabili/personale competente per materia;
  • gestione del sistema di Protocollo Informatico;
  • tenuta del Registro di Protocollo Generale.
• Archivio
  • raccolta, conservazione, ordinamento, promozione e valorizzazione del patrimonio documentario dell’Ente;
  • procedure di selezione e scarto della documentazione dell’archivio di deposito;
  • garantire la pubblica fruizione e l’accesso alla documentazione conservata negli archivi di deposito e storico dell’Ente, nel rispetto della normativa vigente;
  • garantire l’accesso all’archivio per motivi di studio e ricerca storica.

A chi si rivolge

È possibile rivolgersi all’Ufficio Protocollo e Archivio per:

• presentare la corrispondenza e le istanze indirizzate alla Provincia, comprese le istanze di accesso agli atti amministrativi. L’Ufficio provvede alla protocollazione ed allo smistamento della corrispondenza e delle istanze agli altri Uffici/Servizi provinciali competenti per materia, che provvederanno a dare risposta al cittadino;
• presentare istanze di accesso ai documenti conservati presso gli archivi di deposito e storico della Provincia, sia ai sensi della normativa vigente in materia di accesso agli atti, sia per motivi di studio e ricerca storica. L’Ufficio si occuperà di ricercare negli archivi la documentazione oggetto della richiesta e dare risposta al cittadino, entro il termine di 30 giorni. Per l’accesso agli archivi per studio e ricerca, l’Ufficio fornirà supporto al richiedente per la ricerca e consultazione della documentazione.

Come fare

Tutte le domande, istanze, ricorsi, corrispondenza indirizzati all’Ente vengono protocollati nella stessa giornata di arrivo o nella giornata successiva.

Qualsiasi utente, anche se non in possesso di posta elettronica certificata può inviare documenti alla pubblica amministrazione toscana tramite il portale “APACI”. Il formato inviato deve essere in pdf oppure pdf firmato (.p7m). La comunicazione verrà registrata all’interno del sistema di protocollo dell’Amministrazione destinataria e ne sostituisce l’invio tradizionale. Per info: https://web.e.toscana.it/apaci/

Per la consultazione di documentazione conservata presso l’Archivio Storico e/o di deposito dell’ente per motivi di studio, ricerca o altro la domanda in carta semplice va indirizzata all’Ufficio specificando gli atti che si intendono visionare ed eventualmente anche la richiesta di copia ove possibile.

Tempi e scadenze

Immediatamente od al massimo entro 10 gg.

Costi

Esente

Accedi al servizio

Richiesta in carta semplice.

Documenti

https://provincia.arezzo.it/documenti-e-dati/trasparenza/accesso-civico/accesso-civico-modulistica/

Condizioni di servizio

Consulta la scheda completa della Carta dei Servizi per segnalare reclami e suggerimenti oppure esprimere una valutazione del grado di soddisfazione.

Consulta l’informativa resa ai sensi dell’art. 13 del Reg. 2016/679/UE (GDPR)

Contatti

PEC [email protected]

Unità Organizzativa responsabile

Responsabile

Dott.ssa Prisca Mencacci
Tel 0575.392275
Email [email protected]

Normativa

Potere sostitutivo